Dernière mise à jour : vendredi 17 mars 2023
1. Qu’est-ce qu’une déclaration en matière de confidentialité ?
Nous accordons une grande importance à la protection de votre vie privée. Cette déclaration en matière de confidentialité s’applique lorsque vous consultez nos sites Web, ou utilisez nos applications et d’autres services (incluant les événements), qui renvoient ou sont liés à la présente politique de confidentialité (chaque élément étant ci-après désigné par le terme « service »). La présente déclaration en matière de confidentialité peut être complétée par d’autres déclarations, conditions ou avis de confidentialité qui vous sont fournis. Lors du traitement de vos données personnelles, nous nous conformons à la législation applicable en matière de protection des données et de la vie privée.
Vos données personnelles comprennent toutes les informations que nous détenons et qui vous identifient ou vous concernent. Elles n’incluent pas les données pour lesquelles il y a eu suppression de l’identité (données anonymes). Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur les types de données personnelles que nous recueillons auprès de vous.
Toute opération réalisée à partir de vos données personnelles est considérée comme un traitement, y compris la collecte, le stockage, la modification, le transfert et la suppression. Nous nous conformerons à la législation en vigueur pour nous assurer que vos informations sont correctement protégées et utilisées de manière appropriée.
2. Qui sommes-nous ?
Air Charter Service se compose de différentes entités juridiques et la présente déclaration en matière de confidentialité est publiée au nom du groupe Air Charter Service. Par conséquent, les mentions « Air Charter Service », « nous », « notre » ou « nos » dans la présente déclaration en matière de confidentialité se réfèrent à la société concernée du groupe qui est responsable du traitement de vos données.
Air Charter Service Group Limited (numéro d’enregistrement de la société : 04028491) de Millbank House, 171-185 Ewell Road, Surbiton, Surrey, KT6 6AP, Royaume-Uni et ses filiales (y compris The Travel Division Ltd exerçant ses activités sous le nom d’Air Charter Service Travel & Concierge avec le numéro d’enregistrement de la société : 08697954) sont tous considérés comme des responsables du traitement. Toutefois, lorsqu’Air Charter Service reçoit des informations d’un tiers ou d’un client concernant un passager pour lequel nous organisons un affrètement, nous devenons responsables du traitement des données communiquées et les traiterons conformément aux instructions dudit tiers ou client.
3. Quelles données personnelles recueillons-nous ?
Clients
Lorsque vous achetez un service ou un produit, que vous nous contactez ou que vous remplissez un formulaire en ligne, nous pouvons recueillir diverses informations, y compris sans toutefois s’y limiter vos nom, titre, fonction, adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique, coordonnées bancaires, ou encore les informations de votre carte de crédit/débit et de votre passeport.
Nous traitons la plupart de vos informations dans le cadre de l’exécution du contrat conclu avec vous, lorsqu’il s’agit par exemple de confirmer votre commande, de vous contacter au sujet de notre offre de services, de mettre en place le traitement d’un paiement et de vous fournir les produits que vous avez achetés. Nous pouvons également utiliser vos données personnelles en vue de servir des intérêts légitimes, notamment à des fins de protection contre la fraude, de formation et de qualité.
Les données de catégories particulières entrent dans des catégories de données personnelles qui nécessitent une protection accrue parce qu’elles sont sensibles au regard du droit applicable ; ce sont par exemple les données relatives à la santé.
Les données relatives à la santé ne seront traitées que dans le but d’assurer votre sécurité avant, pendant et après un vol, et lorsque nous avons reçu votre consentement. En nous fournissant ces données personnelles sensibles, vous acceptez explicitement que nous puissions les collecter, les utiliser, les communiquer à des tiers (tels que des compagnies aériennes) et les transférer.
Visiteurs du site Web
Lorsque vous utilisez le site Web www.aircharterservice.ch (désignés ci-après par le terme « site Web »), nous pouvons collecter des données techniques telles que l’adresse IP et l’identifiant de cookie afin d’améliorer le site Web et les produits et services que nous offrons. Pour plus d’informations sur la manière dont nous utilisons les cookies, veuillez consulter notre Politique en matière de cookies.
Fournisseurs, contacts professionnels et visiteurs dans nos locaux
Si vous travaillez pour l’un de nos fournisseurs ou si vous êtes l’un de nos contacts professionnels, nous procédons en général au traitement de votre nom et de vos coordonnées professionnelles telles que votre adresse électronique professionnelle, votre numéro de téléphone et l’adresse de votre entreprise. Nous traitons les informations sur la base de nos intérêts légitimes à conserver une relation commerciale avec vous ou, dans des circonstances limitées, en vue de l’exécution d’un contrat conclu avec vous ou enfin, pour nous conformer à une obligation légale qui nous est imposée.
Nous utilisons un système de vidéosurveillance dans l’enceinte de nos locaux et dans un certain périmètre à l’extérieur de notre site à des fins de prévention, de détection et de sécurité. Nous conservons les images captées pendant 30 jours et les effaçons après ce délai.
Candidats
Si vous postulez une offre d’emploi chez nous, ou si vous nous envoyez votre CV, les données personnelles que nous sommes susceptibles de traiter à votre sujet sont les suivantes :
- les informations sur l’identité telles que vos prénom, deuxième et troisième prénoms (le cas échéant), nom de famille, état civil, titre, date de naissance et sexe ;
- les données de contact telles que vos adresses postale et électronique, et vos numéros de téléphone ;
- les données relatives à la sphère professionnelle concernant votre formation, votre parcours et vos expériences de travail ;
- des informations personnelles concernant vos compétences et qualifications ; et
- toute autre information que vous incluez dans votre CV, votre candidature ou la lettre de motivation que vous nous envoyez.
Nous traitons vos informations sur la base de nos intérêts légitimes afin de déterminer si nous disposons ou non d’un poste vacant qui pourrait correspondre à votre profil. Dans la mesure où nous devons traiter des catégories particulières de données vous concernant (par exemple, pour nous assurer que nos locaux sont convenablement équipés lors de votre entretien), nous le ferons conformément à nos obligations légales. Si vous nous fournissez des données de catégories particulières que nous n’avions pas demandées, nous les traiterons sur la base de votre consentement étant donné que vous nous avez volontairement fourni les informations.
4. Comment les données personnelles sont-elles collectées ?
Clients, fournisseurs et contacts commerciaux
- Interactions directes
Vous pouvez nous communiquer vos données personnelles en remplissant des formulaires sur notre site Web ou en correspondant avec nous par courrier postal, téléphone, courrier électronique ou autre. Il s’agit notamment des données personnelles que vous fournissez lorsque vous passez une commande pour bénéficier de nos produits ou services, soumettez une demande concernant nos produits ou services (que ce soit sur notre site Web, par courrier électronique ou par téléphone), demandez que des supports marketing vous soient envoyés, nous donnez votre avis ou nous contactez pour toute autre raison.
- Tiers
Nous pouvons collecter vos données personnelles auprès de tiers tels que nos clients qui peuvent fournir les coordonnées de vos passagers dans le but d’affréter un vol. Nous pouvons également recueillir des informations auprès de sources publiques et de fournisseurs de données afin de valider ou de compléter les informations que nous détenons.
Candidats
Vous nous communiquez directement des données personnelles lorsque vous nous contactez au sujet d’un poste vacant spécifique ou dans le cadre d’une candidature spontanée. Il arrive également que nous recevions des informations vous concernant de la part de recruteurs et d’agences d’intérim ou de votre ancien employeur.
5. Quelles sont les raisons pour lesquelles nous pouvons prendre contact avec vous ?
- Afin de pouvoir vous livrer tout produit ou vous fournir tout service, toute activité ou tout contenu en ligne dont vous avez fait la demande, par exemple afin de nous assurer du paiement de votre affrètement, de vous offrir d’autres services ou des suppléments pour l’affrètement, ou de savoir si vous avez besoin de nos services.
- Pour répondre à tout message que nous recevons de votre part ou à tout commentaire ou toute plainte que vous formulez.
- Pour vous inviter à participer à des enquêtes volontaires.
- Pour vous informer de toute modification significative apportée aux politiques et aux pratiques.
- Pour vous informer régulièrement sur les produits et services pertinents qui, selon nous, sont susceptibles de vous intéresser. Les types de communication comprennent les nouveautés de la newsletter trimestrielle, le magazine Cloud et les notifications par e-mail vous informant des vols à vide et encore disponibles.
Nous ne vous enverrons des supports marketing que si nous en avons le droit en vertu de la législation sur la protection des données et de la vie privée, ce qui signifie généralement que nous avons votre consentement pour le faire, que nous vous l’envoyons parce que vous êtes l’un de nos clients existants, ou pour des raisons d’intérêt légitime. Vous pouvez vous désabonner de nos communications marketing à tout moment, soit en cliquant sur le lien « Se désabonner » figurant dans les e-mails marketing que nous vous envoyons, soit en nous contactant aux coordonnées figurant à la fin de la présente déclaration en matière de confidentialité.
6. Combien de temps conservons-nous les données personnelles ?
Clients
Vos données personnelles sont conservées pendant toute la durée de notre relation avec vous, ou au maximum pendant six ans à compter de la date à laquelle vous avez passé votre commande. Cela nous permet de gérer les dossiers commerciaux et financiers, de résoudre les litiges ou les problèmes de garanties. Après cette date, lesdites données seront supprimées ou rendues anonymes de sorte qu’elles ne soient plus personnellement identifiables. Nous préservons la sécurité de vos informations en tout temps.
Fournisseurs et contacts commerciaux
Vos données personnelles sont conservées pendant toute la durée de notre relation avec vous ou avec l’entreprise pour laquelle vous travaillez. À ce propos, nous vous prions de bien vouloir nous avertir si vous quittez votre entreprise, ou en cas de changement de coordonnées. Si nous recevons une notification de votre part ou de la part de votre précédent employeur indiquant que vous ne faites plus partie de l’entreprise, ou si nous n’entretenons plus de relations de travail avec votre entreprise, nous supprimerons les informations vous concernant dans notre système.
Si nous correspondons avec vous en votre qualité de fournisseur potentiel, nous conserverons vos données tant que nous ne recevons pas de notification de votre part ou de la part de votre précédent employeur indiquant que vous ne faites plus partie de l’entreprise ou tant que nous conservons des relations commerciales avec votre entreprise.
Candidats
Si votre candidature est retenue, nous conserverons vos données personnelles conformément à notre politique de confidentialité à l’égard des employés dont une copie vous sera fournie. Si votre candidature n’est pas retenue, nous conserverons généralement votre candidature, votre CV et/ou votre lettre de motivation, ainsi que toute autre donnée personnelle que vous nous avez fournie, pendant six mois à compter de la date à laquelle nous avons pris notre décision, au cas où d’autres postes susceptibles de vous intéresser se présenteraient, ou dans l’éventualité où vous auriez des questions concernant notre décision. Après cette date, vos données personnelles seront définitivement effacées ou détruites.
Par ailleurs, nous avons la possibilité de conserver lesdites données aussi longtemps que nous le jugerons nécessaire et pertinent pour l’exercice de nos activités. En règle générale, nous conservons les données personnelles conformément à nos procédures internes en la matière qui sont déterminées en fonction de nos obligations réglementaires et des bonnes pratiques. En outre, nous pouvons conserver des données personnelles relatives à des activités de réservation antérieures afin de nous conformer aux lois nationales, de prévenir la fraude, de percevoir des frais dus, de résoudre les litiges et les problèmes, de contribuer à toute enquête et de prendre d’autres mesures autorisées ou exigées par les lois nationales applicables.
Lorsque la conservation de vos données personnelles n’est plus nécessaire, nous anonymisons une partie de ces données à des fins d’analyse et nous supprimons le reste de manière sûre. Si vous avez des questions concernant nos périodes de conservation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : dataprotection@aircharterservice.com
7. À qui faisons-nous part des données personnelles ?
Nous exigeons de tous les tiers qu’ils respectent la sécurité de vos données personnelles et qu’ils les traitent conformément à la loi. Vous trouverez ci-dessous une liste de tiers potentiels auxquels nous pouvons communiquer vos données personnelles.
Nos prestataires de services
Il s’agit notamment de prestataires de services tiers externes tels qu’une compagnie aérienne pour une réservation de vol, des comptables, auditeurs, experts, avocats et autres conseillers professionnels externes, des fournisseurs de systèmes informatiques, de services d’assistance et d’hébergement, des prestataires de services d’impression, de publicité, de marketing et d’étude et d’analyse de marché, des fournisseurs de gestion de documents et d’archives, des ingénieurs techniques, des fournisseurs de stockage de données et d’informatique en nuage, ainsi que des fournisseurs tiers et des prestataires de services externalisés similaires qui nous aident à mener à bien nos activités commerciales.
Les autorités gouvernementales et les tiers impliqués dans la prévention de la fraude et l’application de la loi
Nous pouvons communiquer des informations personnelles à des autorités gouvernementales ou d’autres autorités publiques (y compris, sans toutefois s’y limiter, les tribunaux, les autorités chargées de l’application des lois, les autorités fiscales et les agences d’enquêtes criminelles), ainsi qu’à des tiers participant à des procédures judiciaires civiles et leurs comptables, auditeurs, avocats et autres conseillers et représentants, si nous le jugeons nécessaire ou approprié en vue de : (a) nous conformer à la législation applicable, y compris les lois en vigueur en dehors de votre pays de résidence ; (b) nous conformer à une procédure judiciaire ; (c) répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales, y compris celles en dehors de votre pays de résidence ; (d) faire respecter nos conditions générales ; (e) protéger nos activités ou celles des sociétés de notre groupe ; (f) protéger nos droits, notre vie privée, notre sécurité ou nos biens ainsi que ceux des sociétés de notre groupe, les vôtres ou ceux d’autres individus ; et (g) nous permettre d’exercer les recours disponibles ou de limiter nos dommages.
Les sociétés de notre groupe
Nous sommes une société membre du Mountfitchet Group Ltd. Aussi, il se peut que nous communiquions vos données personnelles à certains membres de notre groupe. En cas d’accès à vos données personnelles, ils ne les utiliseront qu’aux fins énoncées dans la présente déclaration en matière de confidentialité. Nous resterons responsables de la gestion et de la sécurité des informations personnelles utilisées conjointement. L’accès aux informations personnelles est limité aux personnes ayant besoin d’y accéder dans le cadre de nos activités.
Fusions et acquisitions
Pour autant que cela soit nécessaire, les tiers auxquels nous pouvons choisir de vendre ou de transférer des parties de notre entreprise ou de nos actifs, ou avec qui nous pouvons choisir de les fusionner peuvent avoir accès à vos données personnelles. Il est également possible que nous souhaitions acquérir d’autres entreprises ou fusionner avec elles, auquel cas elles peuvent également avoir accès à vos données personnelles. Si une modification intervient au sein de notre entreprise, les nouveaux propriétaires peuvent utiliser vos données personnelles de la même manière que celle décrite dans la présente déclaration en matière de confidentialité.
Chaque fois que nous transférons vos données personnelles, nous veillons à ce qu’elles bénéficient d’un degré de protection équivalent en mettant en place au moins l’une des précautions suivantes :
- nous n’opérons ce transfert que vers des pays dont les autorités compétentes ont estimé qu’ils offraient un niveau de protection adéquat ; ou
- nous pouvons soumettre ce transfert à des dispositions contractuelles spécifiques qui garantissent une protection adéquate.
Veuillez nous contacter si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur les méthodes spécifiques que nous utilisons lors du transfert de vos données personnelles.
8. Comment assurons-nous la sécurité des données personnelles ?
Nous nous engageons à préserver les données personnelles que nous détenons de tout accès ou de toute modification non autorisés ainsi que de toute divulgation ou de toute destruction.
Nos mesures de sécurité comprennent :
- le cryptage de nos services et de nos données ;
- l’examen de nos pratiques en matière de collecte, de stockage et de traitement des informations, y compris des mesures de sécurité physique ;
- les restrictions d’accès aux informations personnelles ;
- les accords contractuels de confidentialité et de traitement pour les employés et/ou les tiers qui peuvent avoir besoin d’accéder aux données personnelles ; et
- des politiques internes définissant nos procédures en matière de sécurité des données et la formation des employés.
9. Quels sont vos droits en matière de données personnelles ?
Nous ne procédons à aucune prise de décision automatique (c’est-à-dire sans intervention humaine) sur la base de vos données personnelles et ne permettons pas non plus leur utilisation à des fins de profilage.
Dans certaines circonstances, la loi vous donne le droit de demander l’accès à vos informations personnelles, de requérir la correction de ces dernières ou leur effacement lorsqu’il n’y a pas de raison valable pour que nous continuions à les traiter, de vous opposer à leur traitement dans le cas où un élément de votre situation particulière vous incite à le faire, de demander la restriction de leur traitement, ou encore leur transfert à une autre partie.
Vous avez le droit de retirer votre consentement en matière de traitement des données personnelles à tout moment. Pour ce faire, veuillez nous contacter par l’un des moyens ci-dessous. Une fois la notification de retrait de votre consentement reçue, nous cesserons de traiter vos informations sur la base de la fin ou des fins que vous avez initialement acceptée(s), sauf si nous avons une autre raison légitime pour le faire.
Ces droits sont applicables pendant la période de traitement des données et sont assortis de réserves et d’exceptions, ce qui signifie que dans certaines situations vous n’êtes pas en droit de les exercer. Si nous estimons qu’une demande reçue fait l’objet de telles réserves ou exceptions, nous vous le ferons savoir.
10. Nous contacter
Pour toute question ou tout commentaire concernant la présente déclaration en matière de confidentialité et toute mise à jour, modification ou correction de vos dossiers, ou pour toute demande relative à vos données personnelles, veuillez envoyer un e-mail à dataprotection@aircharterservice.com ou rédiger un courrier postal à destination de l’équipe chargée de la protection des données à l’adresse suivante : Data Protection Team, Air Charter Service, Millbank House, 171-185 Ewell Road, Surbiton, Surrey, KT6 6AP, Royaume-Uni.
Si vous souhaitez émettre une réclamation concernant la manière dont nous utilisons vos informations, veuillez aussi contacter notre équipe chargée de la protection des données. Vous pouvez également contacter l’autorité locale de protection des données.
11. Modifications de la déclaration en matière de confidentialité
Une mise à jour de la présente déclaration en matière de confidentialité sera effectuée occasionnellement en fonction des exigences commerciales et juridiques. Nous publierons un avis de tout changement important sur notre site Web et, le cas échéant, nous vous le ferons savoir en vous contactant par le biais des coordonnées communiquées à cette fin. Nous vous encourageons à consulter régulièrement la présente déclaration en matière de confidentialité afin d’être informé(e) de la manière dont nous utilisons vos informations.